【干貨】新東網(wǎng)教您如何在軟件項(xiàng)目管理中做到“鐵三角”的平衡
發(fā)布時間： 2016-05-20 15:29:31
對范圍、進(jìn)度、成本的管控是項(xiàng)目管理中最重要的三個管理維度，統(tǒng)稱“三控制”，在新東網(wǎng)內(nèi)部項(xiàng)目管理中叫“管控三角形”（TCS，Time、Cost、Scope）。這三者之間不僅要做到自我閉環(huán)嚴(yán)格管控，也要做到相互關(guān)聯(lián)、相互制約、相互提升、相互促進(jìn)，同時又要做到三者缺一不可的高效平衡，就像三角形的三條邊，其中任何一邊有變動，另外兩條邊也會隨之變化。而質(zhì)量是三角形中心的核心元素，也是項(xiàng)目三角形的“眼睛”，項(xiàng)目三角形的任何一個邊發(fā)生變化都會影響項(xiàng)目質(zhì)量，項(xiàng)目質(zhì)量與三個邊也相互約束。
什么是項(xiàng)目管理？PMBOK是這樣定義的：項(xiàng)目管理就是將知識、技能、工具與技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目活動，以滿足項(xiàng)目的要求。項(xiàng)目管理可歸類成五大過程組，即啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控及收尾。
管理一個項(xiàng)目通常包括（但不限于）：
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識別需求；
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在規(guī)劃和執(zhí)行項(xiàng)目時，處理干系人的各種需要、關(guān)注和期望；
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在干系人之間建立、維護(hù)和開展積極、有效及合作性的溝通；
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為滿足項(xiàng)目需求和創(chuàng)建項(xiàng)目可交付成果而管理干系人；
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平衡相互競爭的項(xiàng)目制約因素，包括（但不限于）：范圍、質(zhì)量、進(jìn)度、預(yù)算、資源、風(fēng)險等。項(xiàng)目的具體特征和所處的具體環(huán)境會對制約因素產(chǎn)生影響，項(xiàng)目管理團(tuán)隊?wèi)?yīng)對此加以關(guān)注。
這些制約因素之間的關(guān)系是：任何一個因素發(fā)生變化，都會影響至少一個其他因素。例如，縮短工期通常都需要提高預(yù)算，以增加額外的資源，從而在較短時間內(nèi)完成同樣的工作量；如果無法提高預(yù)算，則只能縮小范圍或降低質(zhì)量，以便在較短時間內(nèi)以同樣的預(yù)算交付項(xiàng)目最終成果。項(xiàng)目干系人可能對哪個因素的重要程度有不同的看法，使項(xiàng)目情形變得更為復(fù)雜。如此一來，改變項(xiàng)目要求或目標(biāo)可能會引發(fā)更多風(fēng)險。為了取得項(xiàng)目成功，項(xiàng)目團(tuán)隊必須能夠正確評估項(xiàng)目狀況，平衡項(xiàng)目要求，并與干系人保持積極主動的溝通。
調(diào)整項(xiàng)目三角形的時間邊（T邊）
在執(zhí)行期間對項(xiàng)目進(jìn)行工期分析后，有可能發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目的實(shí)際工期超出了原來的預(yù)算工期，此時存在多種方法可以調(diào)整項(xiàng)目工期。選擇的方法受到各種約束條件如資金、項(xiàng)目范圍、項(xiàng)目質(zhì)量等影響。
在項(xiàng)目范圍不變的假設(shè)前提下，最有效的縮短工期的辦法是調(diào)整項(xiàng)目關(guān)鍵路徑上的任務(wù)，具體做法是縮短一些工作任務(wù)的工期，如分配額外資源加速進(jìn)度、安排一些工作任務(wù)同步進(jìn)行及加班等方法。在采取縮短工期的各種措施時，要對風(fēng)險進(jìn)行重點(diǎn)識別及管控，如分配額外資源加速進(jìn)度，會增加溝通及技能的風(fēng)險，則需提高建設(shè)團(tuán)隊在培訓(xùn)、沖突管理及團(tuán)隊建設(shè)等方面的成本；工作任務(wù)同步進(jìn)行會增加返工的風(fēng)險，則需提高返工和質(zhì)量控制的成本；長時間的加班，除需增加加班成本外，同時均會影響前兩項(xiàng)的成本。
實(shí)際上，當(dāng)調(diào)整項(xiàng)目工期時，項(xiàng)目成本可能會增加，資源可能會被過度分配，并且項(xiàng)目范圍也可能發(fā)生變化。因此，調(diào)整項(xiàng)目工期需要結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況及綜合考慮干系人的需求及期望而采取相應(yīng)的適當(dāng)措施。
【新東網(wǎng)案例分析】某通信運(yùn)營商建言系統(tǒng)
某通信運(yùn)營商建言系統(tǒng)在項(xiàng)目建設(shè)啟動時就面臨2個人在3個月內(nèi)要完成20人月的系統(tǒng)建設(shè)的時間緊、人員緊缺問題。為保障項(xiàng)目各個里程碑的順利執(zhí)行和按時交付，項(xiàng)目建設(shè)初期就注重項(xiàng)目范圍、項(xiàng)目質(zhì)量的把控。需求調(diào)研階段在考慮客戶期望與必需實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)上與客戶進(jìn)行溝通和取舍，將項(xiàng)目建設(shè)按階段性迭代的方式進(jìn)行。為防止需求了解不充分及后期返工的風(fēng)險，需求調(diào)研時非常注重原型的確認(rèn)，將客戶的初始需求轉(zhuǎn)化為原型界面，原型能直觀反映系統(tǒng)的預(yù)期效果，便于確認(rèn)客戶的真實(shí)需求。
在項(xiàng)目質(zhì)量方面，由于建言系統(tǒng)項(xiàng)目是采用多單位、多研發(fā)小組的協(xié)同研發(fā)方式，為防止各研發(fā)小組對需求理解的偏差而造成后期返工，需求和設(shè)計模型的確認(rèn)必須經(jīng)過正式評審，評審會由項(xiàng)目經(jīng)理、需求經(jīng)理、架構(gòu)分析師及核心研發(fā)成員等共同參與，以保障對需求功能、業(yè)務(wù)邏輯的充分理解及每日跟蹤項(xiàng)目的開發(fā)進(jìn)度情況，并適時做出進(jìn)度調(diào)整。項(xiàng)目最終如期完成驗(yàn)收，且客戶滿意度高，多次向我司研發(fā)部領(lǐng)導(dǎo)提出表揚(yáng)，并于驗(yàn)收后馬上啟動下一期工程的建設(shè)規(guī)劃。
調(diào)整項(xiàng)目三角形的成本邊（C邊）
降低項(xiàng)目成本最直接的方式可以通過縮小項(xiàng)目范圍、減少需求或工作任務(wù)以使占用的資源下降，以達(dá)到成本降低的目的。縮小范圍，同時項(xiàng)目的工期也會隨之縮短。
假設(shè)項(xiàng)目范圍不變，則需重新調(diào)整項(xiàng)目的預(yù)算和成本，可以從優(yōu)化資源配置和提高生產(chǎn)率方面入手。優(yōu)化資源配置通常是對任務(wù)估算及分配的資源進(jìn)行驗(yàn)證，發(fā)現(xiàn)和消除存在的浪費(fèi)，如難度、復(fù)雜度系數(shù)不高的任務(wù)，無需安排高級人員投入。提高生產(chǎn)率的方式有引入一些自動化工具，如自動化代碼走查工具、測試工具等；還可加大公司現(xiàn)有系統(tǒng)資源或公共組件的復(fù)用率，以提高代碼編寫的生產(chǎn)率。
另外，通過評估與分析質(zhì)量成本的投入產(chǎn)出比，在項(xiàng)目前期即開展合適的質(zhì)量預(yù)防措施，如人員培訓(xùn)、改進(jìn)設(shè)備、階段過程文檔評審等，以降低項(xiàng)目后期的返工和維護(hù)成本。
【新東網(wǎng)案例分析】珠寶連鎖企業(yè)的珠寶平臺
珠寶平臺由多個子系統(tǒng)組成，包含web官網(wǎng)、微商平臺（微官網(wǎng)、微信公眾號管理平臺、微商）、金融服務(wù)平臺（pc端、手機(jī)端、微信端）等。因發(fā)起人要求5個月內(nèi)平臺必須上線并對接試點(diǎn)客戶，以爭取市場先機(jī)。若完全從零開始建設(shè)幾個子系統(tǒng)，以當(dāng)下團(tuán)隊資源預(yù)估至少需要8個月，不僅工期太長無法滿足發(fā)起人的要求，且成本高、部門績效壓力太大。通過充分、深入分析系統(tǒng)需求，項(xiàng)目組發(fā)現(xiàn)公司已有的小微商號、小額貸平臺及部分模塊可以初步滿足平臺中微商平臺、金融服務(wù)平臺的需求。最后項(xiàng)目充分利用公司現(xiàn)有的資源進(jìn)行產(chǎn)品整合，針對不支持的功能和系統(tǒng)進(jìn)行二次開發(fā)和個性化改造，大大縮短了珠寶平臺的整體工期，使得平臺于6個月內(nèi)完成上線。
調(diào)整項(xiàng)目三角形的范圍邊（S邊）
管理項(xiàng)目范圍主要作用在于定義和控制哪些工作應(yīng)該包括在項(xiàng)目內(nèi)，哪些不應(yīng)該包括在項(xiàng)目內(nèi)，為項(xiàng)目成本、項(xiàng)目工期和項(xiàng)目資源需求的估算提供依據(jù)。因此，合理恰當(dāng)?shù)姆秶x對于項(xiàng)目的成功至關(guān)重要。若項(xiàng)目范圍定義不清或項(xiàng)目范圍管理得很糟糕，項(xiàng)目執(zhí)行期間會頻繁發(fā)生項(xiàng)目變更的情況，這些變更會干擾項(xiàng)目運(yùn)行的節(jié)奏，導(dǎo)致實(shí)施工作的返工，增加項(xiàng)目實(shí)施時間，降低勞動生產(chǎn)率和團(tuán)隊士氣。項(xiàng)目的最終成本會比預(yù)期的總成本高，項(xiàng)目工期也可能延遲。
項(xiàng)目實(shí)施期間變更是不可避免的。對于相關(guān)干系人提出的新需求或修改需求要進(jìn)行合理的引導(dǎo)及控制，確保所有的變更請求均通過規(guī)定的變更控制過程進(jìn)行處理，避免出現(xiàn)項(xiàng)目范圍蔓延，而導(dǎo)致工期的延長或者成本的增加。因此，需求確認(rèn)是關(guān)鍵控制點(diǎn)，對接收到的變更需求進(jìn)行分析，將影響結(jié)果反饋給需求提出者，并得到CCB（變更控制委員會）的認(rèn)可以作為進(jìn)度和成本基準(zhǔn)變更的依據(jù)。
【新東網(wǎng)案例分析】某物價部門的物價監(jiān)管和執(zhí)法系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目
物價監(jiān)管和執(zhí)法系統(tǒng)是物價部門為提高商品價格執(zhí)法效率、加強(qiáng)價格監(jiān)控而建設(shè)的系統(tǒng)，由執(zhí)法與價格監(jiān)控兩大模塊組成。在項(xiàng)目需求調(diào)研過程中，得知執(zhí)法模塊中的企業(yè)庫功能需要調(diào)用企業(yè)信用庫的數(shù)據(jù)，但是現(xiàn)有物價部門已有的企業(yè)信用庫還不健全，無法獲得完備的企業(yè)信用信息。新東網(wǎng)項(xiàng)目經(jīng)理將此風(fēng)險反饋物價部門的項(xiàng)目接口人，經(jīng)過多次協(xié)商修改了項(xiàng)目的需求范圍和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。
在二階段價格監(jiān)控模塊需求調(diào)研過程中，項(xiàng)目組識別到一個重要的需求風(fēng)險：由于物價部門熟悉價格監(jiān)控業(yè)務(wù)的人員調(diào)崗，其中價格匯總模塊的需求，新東網(wǎng)項(xiàng)目經(jīng)理始終無法與最終用戶達(dá)成一致。項(xiàng)目經(jīng)理將此情況反饋給物價部門的項(xiàng)目接口人，但因時間緊迫，難以在短時間內(nèi)協(xié)調(diào)各個相關(guān)部門配合一致完成需求工作，所以又將此情況上報至物價部門高層領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)過物價部門高層領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)及雙方重要干系人的評審，在項(xiàng)目范圍整體不變的情況下，最終確定調(diào)整價格監(jiān)控模塊，使得物價監(jiān)管和執(zhí)法系統(tǒng)一期順利交付和驗(yàn)收，并在上線后深受當(dāng)?shù)丶皣野l(fā)改委價監(jiān)部門的好評。二期建設(shè)正在緊鑼密鼓地完成中，并有望在全國推廣。
項(xiàng)目質(zhì)量受三邊約束
調(diào)整項(xiàng)目三角形的三邊均會對質(zhì)量產(chǎn)生影響，如壓縮進(jìn)度、減少質(zhì)量預(yù)防與保證成本投入、主要干系人的需求未得到實(shí)現(xiàn)等。相反，項(xiàng)目質(zhì)量也牽制著項(xiàng)目的進(jìn)度、成本、范圍。
項(xiàng)目質(zhì)量主要從質(zhì)量的保證措施與故障維護(hù)兩個方面分別對項(xiàng)目的成本、進(jìn)度起影響作用。在排除產(chǎn)品故障和確保產(chǎn)品恢復(fù)功能時產(chǎn)生的成本、工期，與提高產(chǎn)品質(zhì)量所帶來的成本、工期之間具有互相矛盾的關(guān)系。項(xiàng)目的質(zhì)量越差，在前期所投入的故障排除成本和時間就越少，而因質(zhì)量的不合格所造成的損失就越大，從而增加了維護(hù)成本和時間；與之相對，項(xiàng)目的質(zhì)量越高，出現(xiàn)的故障越少，前期所投入的故障排除成本和時間增加，那么后期的維護(hù)成本和時間也就隨之降低。
質(zhì)量是項(xiàng)目和產(chǎn)品的生命，成功打造一個項(xiàng)目的關(guān)鍵首先是產(chǎn)品質(zhì)量，只有質(zhì)量好的產(chǎn)品才能成就品牌，尤其是在開發(fā)早期，一定要把好質(zhì)量關(guān)，否則就容易功虧一簣。
項(xiàng)目質(zhì)量的提高，除了倚賴QA（質(zhì)量保證）和QC（質(zhì)量控制）的配合，更重要的是在規(guī)劃設(shè)計、開發(fā)環(huán)節(jié)中進(jìn)行控制。因?yàn)镼A僅對于流程是否符合規(guī)范進(jìn)行控制，僅解決了要做什么的問題，而無法解決怎么做的問題。“怎么做”光靠流程、控制點(diǎn)是難以達(dá)到的，而且過程中的細(xì)節(jié)問題很難去全部規(guī)范完備。解決怎么做的問題，則需要在源頭上去控制，而且在控制過程中還需要注意方式方法。例如，開發(fā)過程中要求的編碼規(guī)范、安全規(guī)范及設(shè)計規(guī)范等等。而這些往往就是QA難以做到，也非QA能力范圍之內(nèi)，即使做了也難以控制好，這就需要技術(shù)管理者們進(jìn)行管控，同時靈活把握方式方法。
實(shí)際項(xiàng)目執(zhí)行過程中，結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展?fàn)顩r和業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，不斷總結(jié)項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，從中權(quán)衡各要素之間的關(guān)系，確保項(xiàng)目成功交付并取得預(yù)期的效果，才能贏得客戶、發(fā)起人的信賴和支持，使企業(yè)在行業(yè)內(nèi)樹立良好形象并獲得長足發(fā)展。
新東網(wǎng)自2005年導(dǎo)入軟件能力成熟度CMMI模型以來，于2008年通過CMMI3級認(rèn)證并在2011年通過CMMI5級認(rèn)證，加強(qiáng)了軟件開發(fā)過程規(guī)范化管理，有效改善了軟件產(chǎn)品各生命周期的管控方式和力度，并提升了新東網(wǎng)產(chǎn)品的交付能力。
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